売上データや案件データを「部門別」に集計して一覧したいのに、うまくまとまらずに困ったことはないでしょうか。FileMakerでは、リスト形式のレイアウトに「サブサマリパート」を追加することで、部門ごとの小計を自動で表示できます。本稿では、サブサマリパートを使って「部門別小計レイアウト」を作る基本的な流れを、できるだけ専門用語を避けて解説します。
サブサマリパートとは？何ができるのか
FileMakerのレイアウトには「ボディ」だけでなく、いくつかのパートを追加できます。そのひとつが「サブサマリパート」です。サブサマリパートを使うと、特定の項目ごとにデータをまとめて、小計やグループ別の見出しを表示できます。
例えば、売上テーブルに「部門」フィールドと「金額」フィールドがあるとします。ここに「部門ごとの小計」を表示したい場合、サブサマリパートを「部門」で設定し、その上に集計フィールド（部門別の売上合計）を配置することで、部門ごとにまとまったレイアウトが出来上がります。
サブサマリパートを使う前に準備しておくこと
スムーズにレイアウトを作成するために、事前に次の2点を用意しておきます。
- 部門名を保存するフィールド（例：
部門） - 小計の元になる数値フィールド（例：
売上金額）
さらに、部門別の小計を表示するための「集計フィールド」も作成しておきます。
- 「ファイル」メニュー → 「管理」 → 「データベース」を開く
- 「フィールド」タブでテーブルを選択し、「新規」で集計フィールド（例：
部門別売上小計）を作成 - タイプを「集計」にして、集計対象に
売上金額を選択し、「合計」を指定
この集計フィールドは、あとでサブサマリパートの上に配置して使います。
部門別小計レイアウトを作る手順
ここからは、実際にレイアウトを編集しながら、部門別小計を表示するまでの流れを説明します。
1. レイアウトモードに切り替える
- 対象のレイアウト（一覧形式）を表示します。
- メニューから「表示」→「レイアウトモード」に切り替えます。
画面下部や左側に「ボディ」などのパート名が表示されていれば、レイアウトモードになっています。
2. サブサマリパートを追加する
- レイアウトモードで、メニューの「レイアウト」→「パートの設定」を開きます。
- 「新規」ボタンをクリックします。
- パートの種類で「サブサマリ」を選びます。
- 「サブサマリの区分」または「並べ替えの指定」欄で、グループ化に使うフィールドとして
部門を指定します。 - OKを押してパート設定を閉じます。
これでレイアウト上に「サブサマリ（部門ごと）」といったパートが追加されます。通常は「ボディ」パートの上か下に配置されますが、ドラッグして位置を調整することもできます。
3. サブサマリパートに表示項目を配置する
追加されたサブサマリパートの中に、表示したいフィールドや文字を配置します。
部門フィールド（部門名）- 集計フィールド
部門別売上小計（部門ごとの合計金額） - 「部門別小計」などのラベル文字
フィールドの配置やフォント、太字、背景色などを調整しておくと、部門ごとの区切りが分かりやすくなります。例えば、部門名を少し大きな太字にし、小計金額を右寄せにするなどの工夫がおすすめです。
サブサマリパートが表示されないときのポイント
サブサマリパートは、ただ作っただけでは表示されません。大事なポイントは「並べ替え」です。
- ブラウズモードに戻ります（「表示」→「ブラウズモード」）。
- ステータスツールバーの「並べ替え」ボタン（またはメニュー「レコード」→「並べ替え」）をクリックします。
- 並べ替え条件として
部門フィールドを指定します。 - OKを押して並べ替えを実行します。
サブサマリパートは、指定されたフィールドで並べ替えられているときにだけ表示されます。表示されない場合は、並べ替え条件が正しいか、サブサマリの設定で「部門」フィールドが選ばれているかを確認してください。
見やすい部門別小計レイアウトにする工夫
基本的な設定ができたら、次のような工夫でさらに使いやすいレイアウトになります。
- 部門ごとに背景色を少し変える（サブサマリパートだけ色をつける）
- 部門名の前に「【営業部】」のように角カッコを付けて見出し風にする
- サブサマリパートの下に1本線を引いて、部門ごとの区切りを強調する
- 全体の合計を表示する「集計パート」を追加して、レイアウトの一番下に合計を表示する
これらを組み合わせることで、「どの部門がどれくらいの売上なのか」が一目で分かるレイアウトになります。日々の集計作業がぐっと楽になりますので、まずはシンプルなレイアウトから試してみてください。