FileMakerの「保存済み検索条件」とは？
顧客管理や在庫管理などでFileMakerを使っていると、「毎回同じ条件で検索している」「検索条件が複雑で、たまに間違えてしまう」といった悩みはありませんか？
そんなときに役立つのが「保存済み検索条件」です。検索に使う条件をあらかじめ登録しておき、ボタンひとつで呼び出して実行できるため、作業時間の短縮やミス防止につながります。
ここでは、FileMakerの保存済み検索条件の基本的な考え方と、作成・実行の手順を、できるだけ専門用語を減らしてわかりやすく解説します。
保存済み検索条件を使うメリット
保存済み検索条件を使うと、次のようなメリットがあります。
- よく使う検索をワンクリックで再利用できる
毎回同じ条件を入力する手間が省けます。 - 検索ミスを減らせる
条件を一度しっかり作って保存しておけば、入力ミスや条件の入れ忘れが減ります。 - 担当者が変わっても同じ条件で検索できる
「この検索はこれ」と決まった検索条件を共有できるので、引き継ぎもスムーズになります。
FileMakerでの検索の基本をおさらい
保存済み検索条件を作る前に、検索モードの基本的な流れを簡単におさらいしておきます。
- 検索モードに切り替える
メニューの「表示」→「検索モード」またはステータスツールバーの「検索」ボタンから検索モードに入ります。 - 検索条件を入力する
例：顧客名、日付、ステータスなど、検索したいフィールドに条件を入力します。 - 検索を実行する
「実行」ボタン（虫眼鏡のアイコン）をクリックすると、条件に合ったレコードだけが表示されます。
保存済み検索条件は、この「検索モードで入力した条件」を保存しておくイメージです。
保存済み検索条件を作成する方法
ここでは、基本的な作り方として「検索条件をスクリプトにして保存する」手順を紹介します。FileMakerでは、これがもっとも一般的で扱いやすい方法です。
1. まずは手動で検索してみる
最初に、どんな条件で検索したいのかをはっきりさせておきましょう。
- 例1：
「ステータスが『進行中』のお客様だけを表示したい」 - 例2：
「今月登録されたデータだけを表示したい」
一度、通常通りに検索モードに入り、条件を設定して検索を実行してみて、正しい結果になるかを確認しておきます。
2. スクリプトワークスペースを開く
保存済み検索条件をスクリプトとして登録するため、スクリプトワークスペースを開きます。
- メインメニューから「スクリプト」→「スクリプトワークスペース」を選択
- 左上の「＋」ボタンで新しいスクリプトを作成
- スクリプトにわかりやすい名前を付ける（例：「進行中顧客 検索」「今月登録データ検索」など）
3. 検索条件をスクリプトで指定する
スクリプトの中身として、検索モードに切り替えて条件をセットし、検索を実行する手順を登録します。代表的な流れは次のようになります。
- 検索モードに入る
スクリプトステップ「検索モードに切り替え」を追加し、「一時停止しない」を選びます。 - 検索条件を設定する
スクリプトステップ「フィールドに設定」を使って、検索対象のフィールドに条件を入れます。
例：
・フィールド：顧客::ステータス 値：「進行中」
・フィールド：受注::受注日 値：「//」など（期間検索の場合は指定方法に注意） - 検索を実行する
スクリプトステップ「検索実行」を追加します。
これで、「このスクリプトを実行すると、決められた条件で検索が行われる」という状態になります。これがそのまま「保存済み検索条件」の役割をします。
保存済み検索条件（スクリプト）を実行する方法
保存したスクリプトは、メニューから直接実行することもできますが、多くの場合は「ボタン」に割り当てて使うと便利です。
1. ボタンを配置する
検索を呼び出したいレイアウトをレイアウトモードで開き、ボタンを配置します。
- レイアウトモードに切り替える
- ツールバーから「ボタン」または「ボタンバー」を選択
- レイアウト上にドラッグしてボタンを配置
2. ボタンにスクリプトを割り当てる
配置したボタンをダブルクリックし、ボタンの設定画面で次のようにします。
- ボタンの動作：「単一のステップを実行」から「スクリプト実行」を選択
- 先ほど作成した検索用スクリプトを選ぶ
- ボタンのラベルをわかりやすい名前にする（例：「進行中顧客を表示」「今月分を表示」など）
これで、ユーザーはボタンをクリックするだけで、保存済み検索条件に基づいた検索が実行できるようになります。
保存済み検索条件を工夫して使うポイント
少し工夫すると、さらに使いやすくなります。
- 検索条件のバリエーションを作る
「今日」「今週」「今月」など、よく使う期間ごとに別々のスクリプト（検索条件）を用意すると便利です。 - ユーザーに入力させる部分と固定条件を分ける
「ステータスは進行中で、担当者はユーザーに入力させる」といったように、一部の条件だけ毎回入力させるようなスクリプトも作れます。 - 権限に合わせてボタンを出し分ける
管理者だけが使う検索、一般ユーザーが使う検索など、権限別にスクリプトやボタンを用意することで運用しやすくなります。
まとめ：日常業務こそ「保存済み検索条件」で効率化
FileMakerの検索機能はとても柔軟ですが、その分、毎回条件を入力するのは意外と手間がかかります。
検索条件をスクリプトとして保存し、ボタンから実行できるようにしておくと、
- よく使う検索をすぐ呼び出せる
- 条件の入力ミスを防げる
- 担当者が変わっても同じ結果が得られる
といったメリットが得られます。
「いつも同じような検索をしているな」と感じたら、一度その条件を「保存済み検索条件（スクリプト）」として登録してみてください。毎日の作業がぐっと楽になります。